Hallkom giver dig Tips og Tricks til Officepakken, som du kan bruge i din hverdag. Dette tip viser dig, hvordan du med et par hurtige klik konverterer en mail, du skal følge op på, til en kalenderaftale

Jeg er visuel og elsker ”kasser”. Derfor kan jeg godt lide at arbejde med blokke i kalenderen, som jeg farvekoder ved brug af kategorier, så jeg kan se, hvad det er jeg skal, eller hvad det er jeg bruger tid på. Det giver et overblik over, hvor meget tid jeg f.eks. bruger på kundeopgaver, networking, træning/uddannelse, private aftaler og ikke mindst et overblik over, hvad det er jeg skal få gjort i løbet af arbejdsugen.

Derfor lægger jeg “mails med action” – altså mails med noget jeg skal følge op på – ind som en kalenderaftale. Det går lynhurtigt, fordi jeg på forhånd har oprettet en brugerdefineret genvej. Det kan du også gøre, hvis du følger min guide.

Kan jeg ikke bare sætte flag på mailen?

Absolut! Der er mange måder at gøre dette på. Nogle kan bedst lide at arbejde med ”tasks” eller ”opgaver”, nogle bruger konsekvent ”opfølgelsesflag”, som de markerer mailen med. Jeg trives bedst med at se et visuelt og grafisk overblik i min kalender over det, jeg skal. Især når jeg gennemgår min kalender hver mandag morgen for at danne mig et overblik over min uge.

Men mine kolleger skal kunne se, at jeg kan bookes til møder…

Hvis det er vigtigt, at andre ser din kalender som ledig og ikke blokeret af aftaler, kan du blot vælge ”Vis som: Ledig” i de aftaler, du lægger ind i kalenderen. Således blokerer du ikke din tid for andre, der gerne vil have et møde med dig på et bestemt tidspunkt. Dette gør du ved at vælge “Ledig” på fanen ”Aftale” ud for ”Vis som”, når du konverterer en mail til en aftale.

OBS: Screenshots og dette tip er baseret på seneste udgave af Officepakken fra Microsoft

Sådan gør du:

• På fanebladet ”hjem” klikker du på den lille pil til højre ved ”hurtige trin”

• Mouseover på “nyt hurtigt trin” og vælg “brugerdefineret”

• Giv dit “hurtige trin” et valgfrit navn – her kalder vi det “Kopier til kalender”
• Under ”Vælg en handling” (rullegardin) vælger du ”Opret en aftale med meddelelsestekst”

• Nu kan du også tildele en ”genvejstast”, hvis du arbejder med dem

Så er din genvej oprettet og du kan nu klikke på den, når du har en mail, du gerne vil have i kalenderen. Det gør du sådan:

• Stil dig på mailen, som du vil lave til kalenderaftale i indbakken
• Klik på “Kopier til kalender” (dit nye, “hurtige trin”)

• Mailen åbner nu som en kalenderaftale, og du kan nu ændre den som enhver anden kalenderaftale (og for eksempel her vælge ”Ledig” i ”Vis som” status)

• Sådan ser det ud, når jeg har lagt opgaver i kalenderen ved hjælp af genvejen ”Kopier til kalender”:

Giv mig lidt flere tips, tak Anette…

Jamen selvfølgelig. Her er nogle stykker…

• Hvordan du forsinker alle emails med ét minut og hvorfor det er en god idé
• Hvordan du får en Mailchimp tilmeldingsformular på din Facebook-side
• Tilmeld dig mit nyhedsbrev [get:it] by Hallkom, så får du dem automatisk
• Har du brug for en guide til, hvordan du bruger farver og kategorier i Outlook? Smid en kommentar og jeg skal fluks fixe en guide til dig

Jeg håber du får nytte af dette tip. Har du selv et tip, du synes jeg skal tage med, er du velkommen til at kontakte mig på info@hallkom.dk

Del gerne, men husk at kreditere. Tak 

Indlægget Outlooktip: Konvertér nemt mail til kalenderaftale blev først udgivet på Hallkom.

Hallkom giver dig Tips og Tricks til Officepakken, som du kan bruge i din hverdag. Her er et #Outlooktip, som jeg selv har haft glæde af i rigtig mange år.

Hvordan forsinker man al udgående email med et antal minutter? Og hvorfor er det godt at gøre det?

Det er der flere grunde til. Måske har du glemt en vedhæftning. Måske har du skrevet noget dumt. Stavet forkert. Fået frit løb for alle dine frustrationer overfor en anden person, måske endda din chef. Så denne regel kan man også kalde ”Red dit liv og af og til din ære” -reglen 😊 Den har reddet mig en del gange, og derfor giver jeg den videre til dig.

Hvordan virker reglen?

• Når du har et minuts forsinkelse på al email vil du som regel hurtigt komme i tanke om, at du har glemt at vedhæfte en fil. (OBS: I nyere versioner af Outlook vil programmet måske ligefrem fortælle dig, at det ser ud til at du har glemt at vedhæfte en fil).
• Når du kommer i tanke om, at der er noget du har glemt, ligger mailen som regel (stadig) i udbakken og så kan du dobbeltklikke på den og dermed stoppe udsendelsen, vedhæfte filen og lukke mailen igen (så bliver den sendt)

Men det kan også været du har skrevet noget dumt? Det kan du også nå at redde:

• Som regel vil du huske, at ”noget er galt” og så kan du rette fejlen inden for det nævnte minut. Du tænker måske, at det lige er groft nok at kalde din chef en sjuft i mailen, du netop har trykket send på

Men hvad nu hvis du skal sende en mail med lynets hast?

• Ingen panik. Du kan ”overrule” 1- minuts reglen ved at sætte f.eks. “høj prioritet” på mailen.

Er du typen der har brug for mere tid, kan du forsinke dine emails med lige så mange minutter, du har brug for. Det ene minut virker for mig. Måske virker 5 minutter bedre for dig.

OBS: Screenshots og dette tip er baseret på seneste udgave af Officepakken fra Microsoft

Sådan gør du:

• Klik på ”Regler”
• Klik på ”Administrer regler og beskeder”

• Klik på ”Ny regel”

• Vælg ”Start fra en tom regel”
• Vælg ”Anvend regel på meddelelser jeg sender”
• Klik ”næste”

• På det første billede klikker du bare ”næste” (intet skal vælges)

• Så bliver du spurgt om det virkelig var korrekt…vælg ”ja”

• Nu vælger du muligheden ”Udskyd levering med et antal minutter”

• Klik på ”et antal” og vælg antal minutter, du vil forsinke med. Vælg ”Næste”

• Vælg ”undtagelser” – det er her du kan ”overrule” din 1 minuts regel, hvis mailen skal afsted hurtigt!

• Klik på ”prioritet” og vælg prioriteten

• Nu forsinker du alle udgående emails med 1 minut, undtagen hvis du har sat ”høj prioritet”
• Klik ”Næste” og giv reglen et navn
• Klik på ”udfør” og klik på ”OK”

• Tjek at reglen virker (send en mail til dig selv uden prioritet)

• Her ligger mailen i udboksen i et minut… hvis ikke den gør hos dig, må du lige køre igennem opsætning af reglen igen

Skal du ændre noget, gør du følgende:

• Find mailen i din udbakke
• Skal du vedhæfte en fil? Dobbeltklik på mailen for at åbne den, vedhæft filen, luk mailen eller tryk ”send”
• Skal du omformulere noget? Gør det samme som ovenfor
• Vil du slette mailen fordi du har skrevet noget dumt? Highligt/markér mailen i udbakken (ikke åbne den) – og slet/delete den

Håber du får nytte af dette tip. Har du selv et tip, du synes jeg skal tage med, er du velkommen til at kontakte mig på info@hallkom.dk eller skrive en kommentar hér på siden.

Hvis du vil have mine tips, og andre af mine artikler direkte i din indbakke, så tilmeld dig mit nyhedsbrev [get:it] by Hallkom.

Tilmeld dig her

Indlægget Outlooktip: Forsink email med 1 minut blev først udgivet på Hallkom.

Hallkom giver dig Tips og Tricks til Officepakken, som du kan bruge i din hverdag. Dette tip viser dig, hvordan du nemt kan sætte ekstra tidszoner ind i din Outlook-kalender, skifte mellem dem og se hvad klokken er lige nu i… (indsæt land).

Hvis du ligesom jeg har arbejdet med kolleger eller samarbejdspartnere forskellige steder i verden, har du nok haft behov for at sætte møder op i flere tidszoner. Men hvordan er det nu, du sætter flere tidszoner ind i Outlook? Følg guiden herunder.

Og kan du egentlig sætte flere end to tidszoner ind i Outlook? Svaret var indtil for nylig nej. Men ved den seneste opdatering af Officepakken, har Microsoft-guderne lyttet til et behov og taget action. Derfor er der nu mulighed for at arbejde med – og skifte imellem – tre tidszoner i Outlook.

Hvis du følger med til slutningen af artiklen, har jeg et godt tip til dig, der skal arbejde med flere end to tidszoner, hvor du ved hjælp af farvekoder kan danne dig et hurtigt overblik over gode, mellemgode eller dårlige tidspunkter at sætte et møde op mellem tre forskellige tidszoner.

OBS: Screenshots og dette tip er baseret på seneste udgave af Officepakken fra Microsoft

Sådan sætter du en ekstra tidszone ind i Outlook:

• Gå ind i kalenderen og find den lodrette bjælke, der viser klokkeslæt (her har den overskriften ”Home”)

• Højreklik på bjælken og vælg “Skift Tidszone”

• Sæt hak i ”vis en anden tidszone”

• I tidszonerullegardinet, vælger du de to eller tre tidszoner, du sædvanligvis arbejder i
• Nu kan du navngive dine tidszoner
• Du kan til enhver tid ændre dem til andre tidszoner, hvis du vil
• Her har jeg kaldt mine for ”Danmark”, ”Californien” og “Auckland”

• Når du klikker på ”OK” ser du, at den lodrette bjælke i kalenderen nu viser tre tidszoner
• Og du kan se hvad klokken er i de tre tidszoner
• Bemærk, at Outlook selv skifter frem og tilbage mellem de pågældende tidszoners sommertid/normaltid. Det er ikke noget, du selv skal rode med

• Er din chef i Californien og du gerne lige vil se, om hun eventuelt er vågen før du ringer, så højreklik på bjælken med tiderne, vælg ”Skift tidszone” og klik på ”Byt tidszoner” når boksen åbner. Hver gang du klikker, skifter Outlook imellem de tre tidszoner.

• Hvis du klikker én gang, er din computer på Californisk tid (husk at skifte tidszonen tilbage, hvis du skal lave møder i din egen tidszone)
• Du kan altid se hvad klokken er lige nu i de forskellige tidszoner således: Find den blå streg i kalenderen

Et par tips om at sætte møder op i en anden tidszone

Når du skal sætte møde op med en person i en anden tidszone, er det en god idé at lade kalenderen blive i den anden deltagers tidszone. Af to årsager:

For det første: Du kan se om “klokken 10 Californisk” tid kan lade sig gøre med den tidszone, du selv befinder dig i:

Eksempel: Du skal sætte et møde op kl. 10AM i Californien. Når du så kigger på bjælken i kalenderen med dine to tidszoner, kan du hurtigt se om kl. 10AM kan lade sig gøre for dig i din egen tidszone (meget nemmere end at sidde og regne på, hvad kl. 10AM California-tid egentlig er i Danmark).

For det andet: Du undgår at komme til at sætte mødet op kl. 10 din egen tid, hvilket er kl. 01 i Californien

• For når du arbejder i modtagerens tidszone og arrangerer mødet i kalenderen, kan du se, at du arbejder i PST-tid. (Pacific Standard Time), når du klikker på “Tidszoner”.
• Så er der ingen tvivl om, at mødet/kaldet finder sted kl 10AM i Californien

Om at arbejde i flere end to forskellige tidszoner

Som nævnt tidligere, kan du nu sætte tre tidszoner ind i Outlook. Men du får lige et tip til et skønt tool, hvor du på farvekoder kan se, hvilken tid vil være bedst for at sætte et møde op imellem tre forskellige tidszoner.

Lad os lege at du skal sætte et kald op med:

• En i Shanghai
• En i Californien
• Dig selv i Danmark

Sådan gør du

Gå til ”timeanddate.com”

• På siden klikker du på International Meeting Planner under menupunktet ”Time Zones”

• Så tilføjer du de tre byer i planneren og en ønsket dato for kaldet

Når du klikker på: ”Show Timetable” kommer resultaterne frem:

• De røde tider er dér, hvor folk sædvanligvis sover
• De gule tider er ”udenfor arbejdstid” men måske ok, hvis mødet er vigtig nok
• De grønne tider er dér, hvor folk sædvanligvis arbejder
• Derfor gælder det om at finde et tidspunkt, som er “spiseligt” for alle parter

Som du kan se af nedenstående, er det ikke helt nemt at finde et godt tidspunkt for kaldet mellem netop disse tre tidszoner. Men med lidt hiv og sving kan vi nok gå ud fra, at personen i Shanghai godt vil have et møde kl. 22, hvis personen i San Francisco altså er ok med at stå tidligt op. Og du i København er sikkert glad for, at kaldet ligger kl. 16.

Har jeg flere tips til dig?

Yup. Her er nogle stykker:

• Hvordan du konverterer en mail til en kalenderaftale med et par klik
• Hvordan du forsinker alle emails med ét minut og hvorfor det er en god idé
• Hvordan du får en Mailchimp tilmeldingsformular på din Facebook-side
• Tilmeld dig mit nyhedsbrev [get:it] by Hallkom, så får du dem automatisk

Jeg håber du får nytte af dette tip. Har du selv et tip, du synes jeg skal tage med, er du velkommen til at kontakte mig på info@hallkom.dk

Del gerne, men husk at kreditere. Tak 

Indlægget Outtlooktip: Sådan arbejder du i forskellige tidszoner blev først udgivet på Hallkom.

Når vi arbejder med Word, Excel, PowerPoint, OneNote og Outlook, får mange af os rutiner som “ligger i fingrene”. Office-pakken indeholder tusindvis af smarte funktioner, som kan gøre din hverdag lettere, men vi kan ikke vide det hele. De færreste kender præsentationsprogrammet Sway, som også er en del af Office-pakken.

Her på min blog deler jeg ud af nogle af de tip, jeg har brugt flittigt i løbet af de 12 år, jeg arbejdede for Microsoft. Når du læser mine artikler med Tips&Tricks til den seneste udgave af Office-pakken, vil du måske lære nye Tips&Tricks, som kan gøre din hverdag nemmere.

Kender du for eksempel…

Outlook:

• Hvordan du forsinker alle e-mails med et minut? Så kan du stoppe en uheldig e-mail i tide eller huske en vedhæftning
• Hvordan du tilføjer et såkaldt “hurtigt trin”? Så kan du få omdannet dine actionmails til kalendertid med et par klik
• Hvordan du tilføjer en ekstra tidszone til kalenderen
• Hvordan du farvekoder e-mails fra bestemte personer? Så kan du farve din chefs mails lyseblå og få et hurtigt visuelt overblik over dem i din indbakke
• Hvordan du sikrer at du selv (eller andre) husker at følge op på en e-mail med action ved at mailen automatisk ryger ind i en mappe, som du tjekker en gang om ugen

PowerPoint eller Word:

• Hvordan du minimerer størrelsen af en stor og tung præsentation med nogle få klik, så du kan sende den på email

OneNote:

• Hvordan du bruger OneNote generelt
• Hvordan du deler noter med andre ved hjælp af et hurtigt klik
• Hvordan du og dine kollegaer, chef eller samarbejdspartnere kan arbejde i den samme OneNote-notesbog samtidigt og på den måde holde jer opdateret og synkronisere jeres samarbejde
• Hvordan du kan markere opgaver, skræddersy din markering samt søge efter åbne opgaver i alle notesbøger
• Hvordan du kan få OneNote til at kopiere tekst fra et screen-dump/billede.

Excel:

• Hvordan du får en masse data, der står vandret i én celle til at stå lodret i celler under hinanden ved hjælp af Transpose/Transponér

Sway:

• Hvad er det? Hvem kan bruge det? Hvorfor er det bare lidt federe end PowerPoint og hvordan gør man egentlig? Du kan starte med at læse min artikel om Sway – senere kommer der flere Tips&Tricks til, hvordan du skaber dine egne Sway-præsentationer.

Genvejstaster:

• Musearm er skidt – genvejstaster er et hit. I hver artikel får du en genvejstast, du kan bruge i dit daglige arbejde. Kunsten er at lære dem én ad gangen og så implementere dem, efterhånden som du har fået dem lært. Små skridt….

Kunne du tænke dig at blive en “Office-haj”?

Billede fra bruger PIRO4D/Pixabay.com

Enten kan du følge med på min blog eller tilmelde dig mit nyhedsbrev [get:it] by Hallkom. Jeg udsender [get:it] en gang om måneden og artiklerne med Tips&Tricks vil blive delt på bloggen og gengivet i [get:it] by Hallkom. Hvis du selv har et tip, du gerne vil dele, er du velkommen til at skrive til mig på info@hallkom.dk

Book mig til foredrag med “Tips&Tricks til Office-pakken”

Det er nu engang lidt sjovere at få serveret de her tips live og få dem ind under huden med det samme. Derfor kommer jeg gerne ud til dig/jer med 60-90 minutters tips, som vi gøre dig eller dine medarbejdere mere produktive.

Pris: 3.000,- eksklusiv moms og transportudgifter (fra Malmø)

Booking: info@hallkom.dk

Anette Hallstrøm – Hallkom

Jeg håber du bliver en produktiv Office-haj. Jeg vil i hvert fald gerne gøre mit for at hjælpe dig!

Indlægget Tips&Tricks der vil gøre dig til en Office-haj blev først udgivet på Hallkom.