Outlooktip: Konvertér nemt mail til kalenderaftale

#Outlooktip fra Hallkom

Hallkom giver dig Tips og Tricks til Officepakken, som du kan bruge i din hverdag. Dette tip viser dig, hvordan du med et par hurtige klik konverterer en mail, du skal følge op på, til en kalenderaftale

Jeg er visuel og elsker ”kasser”. Derfor kan jeg godt lide at arbejde med blokke i kalenderen, som jeg farvekoder ved brug af kategorier, så jeg kan se, hvad det er jeg skal, eller hvad det er jeg bruger tid på. Det giver et overblik over, hvor meget tid jeg f.eks. bruger på kundeopgaver, networking, træning/uddannelse, private aftaler og ikke mindst et overblik over, hvad det er jeg skal få gjort i løbet af arbejdsugen.

Derfor lægger jeg “mails med action” – altså mails med noget jeg skal følge op på – ind som en kalenderaftale. Det går lynhurtigt, fordi jeg på forhånd har oprettet en brugerdefineret genvej. Det kan du også gøre, hvis du følger min guide.

Kan jeg ikke bare sætte flag på mailen?

Absolut! Der er mange måder at gøre dette på. Nogle kan bedst lide at arbejde med ”tasks” eller ”opgaver”, nogle bruger konsekvent ”opfølgelsesflag”, som de markerer mailen med. Jeg trives bedst med at se et visuelt og grafisk overblik i min kalender over det, jeg skal. Især når jeg gennemgår min kalender hver mandag morgen for at danne mig et overblik over min uge.

Men mine kolleger skal kunne se, at jeg kan bookes til møder…

Hvis det er vigtigt, at andre ser din kalender som ledig og ikke blokeret af aftaler, kan du blot vælge ”Vis som: Ledig” i de aftaler, du lægger ind i kalenderen. Således blokerer du ikke din tid for andre, der gerne vil have et møde med dig på et bestemt tidspunkt. Dette gør du ved at vælge “Ledig” på fanen ”Aftale” ud for ”Vis som”, når du konverterer en mail til en aftale.

OBS: Screenshots og dette tip er baseret på seneste udgave af Officepakken fra Microsoft

Sådan gør du:

• På fanebladet ”hjem” klikker du på den lille pil til højre ved ”hurtige trin”

• Mouseover på “nyt hurtigt trin” og vælg “brugerdefineret”

• Giv dit “hurtige trin” et valgfrit navn – her kalder vi det “Kopier til kalender”
• Under ”Vælg en handling” (rullegardin) vælger du ”Opret en aftale med meddelelsestekst”

• Nu kan du også tildele en ”genvejstast”, hvis du arbejder med dem

Så er din genvej oprettet og du kan nu klikke på den, når du har en mail, du gerne vil have i kalenderen. Det gør du sådan:

• Stil dig på mailen, som du vil lave til kalenderaftale i indbakken
• Klik på “Kopier til kalender” (dit nye, “hurtige trin”)

• Mailen åbner nu som en kalenderaftale, og du kan nu ændre den som enhver anden kalenderaftale (og for eksempel her vælge ”Ledig” i ”Vis som” status)

• Sådan ser det ud, når jeg har lagt opgaver i kalenderen ved hjælp af genvejen ”Kopier til kalender”:

Giv mig lidt flere tips, tak Anette…

Jamen selvfølgelig. Her er nogle stykker…

• Hvordan du forsinker alle emails med ét minut og hvorfor det er en god idé
• Hvordan du får en Mailchimp tilmeldingsformular på din Facebook-side
• Tilmeld dig mit nyhedsbrev [get:it] by Hallkom, så får du dem automatisk
• Har du brug for en guide til, hvordan du bruger farver og kategorier i Outlook? Smid en kommentar og jeg skal fluks fixe en guide til dig

 

Jeg håber du får nytte af dette tip. Har du selv et tip, du synes jeg skal tage med, er du velkommen til at kontakte mig på info@hallkom.dk

Del gerne, men husk at kreditere. Tak