Når vi arbejder med Word, Excel, PowerPoint, OneNote og Outlook, får mange af os rutiner som “ligger i fingrene”. Office-pakken indeholder tusindvis af smarte funktioner, som kan gøre din hverdag lettere, men vi kan ikke vide det hele. De færreste kender præsentationsprogrammet Sway, som også er en del af Office-pakken.

Her på min blog deler jeg ud af nogle af de tip, jeg har brugt flittigt i løbet af de 12 år, jeg arbejdede for Microsoft. Når du læser mine artikler med Tips&Tricks til den seneste udgave af Office-pakken, vil du måske lære nye Tips&Tricks, som kan gøre din hverdag nemmere.

Kender du for eksempel…

Outlook:

• Hvordan du forsinker alle e-mails med et minut? Så kan du stoppe en uheldig e-mail i tide eller huske en vedhæftning
• Hvordan du tilføjer et såkaldt “hurtigt trin”? Så kan du få omdannet dine actionmails til kalendertid med et par klik
• Hvordan du tilføjer en ekstra tidszone til kalenderen
• Hvordan du farvekoder e-mails fra bestemte personer? Så kan du farve din chefs mails lyseblå og få et hurtigt visuelt overblik over dem i din indbakke
• Hvordan du sikrer at du selv (eller andre) husker at følge op på en e-mail med action ved at mailen automatisk ryger ind i en mappe, som du tjekker en gang om ugen

PowerPoint eller Word:

• Hvordan du minimerer størrelsen af en stor og tung præsentation med nogle få klik, så du kan sende den på email

OneNote:

• Hvordan du bruger OneNote generelt
• Hvordan du deler noter med andre ved hjælp af et hurtigt klik
• Hvordan du og dine kollegaer, chef eller samarbejdspartnere kan arbejde i den samme OneNote-notesbog samtidigt og på den måde holde jer opdateret og synkronisere jeres samarbejde
• Hvordan du kan markere opgaver, skræddersy din markering samt søge efter åbne opgaver i alle notesbøger
• Hvordan du kan få OneNote til at kopiere tekst fra et screen-dump/billede.

Excel:

• Hvordan du får en masse data, der står vandret i én celle til at stå lodret i celler under hinanden ved hjælp af Transpose/Transponér

Sway:

• Hvad er det? Hvem kan bruge det? Hvorfor er det bare lidt federe end PowerPoint og hvordan gør man egentlig? Du kan starte med at læse min artikel om Sway – senere kommer der flere Tips&Tricks til, hvordan du skaber dine egne Sway-præsentationer.

Genvejstaster:

• Musearm er skidt – genvejstaster er et hit. I hver artikel får du en genvejstast, du kan bruge i dit daglige arbejde. Kunsten er at lære dem én ad gangen og så implementere dem, efterhånden som du har fået dem lært. Små skridt….

Kunne du tænke dig at blive en “Office-haj”?

Billede fra bruger PIRO4D/Pixabay.com

Enten kan du følge med på min blog eller tilmelde dig mit nyhedsbrev [get:it] by Hallkom. Jeg udsender [get:it] en gang om måneden og artiklerne med Tips&Tricks vil blive delt på bloggen og gengivet i [get:it] by Hallkom. Hvis du selv har et tip, du gerne vil dele, er du velkommen til at skrive til mig på info@hallkom.dk

Book mig til foredrag med “Tips&Tricks til Office-pakken”

Det er nu engang lidt sjovere at få serveret de her tips live og få dem ind under huden med det samme. Derfor kommer jeg gerne ud til dig/jer med 60-90 minutters tips, som vi gøre dig eller dine medarbejdere mere produktive.

Pris: 3.000,- eksklusiv moms og transportudgifter (fra Malmø)

Booking: info@hallkom.dk

Anette Hallstrøm – Hallkom

Jeg håber du bliver en produktiv Office-haj. Jeg vil i hvert fald gerne gøre mit for at hjælpe dig!

Indlægget Tips&Tricks der vil gøre dig til en Office-haj blev først udgivet på Hallkom.

YES you can. Thorough planning can help you a long way. Read my article with tips about what works in presenting – and what doesn’t. Here I will give you both the simple and general tips.

Cold sweat on your forehead, butterflies in your stomach and the imminent feeling that you’re dying of fright any moment… This is how you can feel when you’re about to present. If you’re not a natural on a stage, do read my 11 tips to become a better presenter.

It just may be that you’re an experienced presenter. Then you could skip this article. But – if you’re curious, you could also read my seven “Don’ts” further below. I have listed these after having listened to several speakers during my long career. Maybe you are a subject to one or two of these yourself?

Here are 11 tips on how to become a better presenter:

From Pixabay

1. Make a visual draft
Use pen and paper to “draw your presentation” before you create it. That way you need to “see” the story and the essence of what you want to talk about.

• Where will you start?
• What should you remember to include?
• Where do you want to end?

If you’re not good at drawing, then use boxes and words. Most important is to see the flow and where you want to go.

2. Be 100% focused on the topic of your presentation
To build a presentation is somewhat like writing an article. Stick to the topic you have chosen. Don’t try to tell ten different stories at the same time. Don’t write exactly what you want to talk about but something that supports your point.

3. Create a folder to the content for your presentation on you pc/Mac
Because you made a visual draft, you most likely know which pictures and screen shots you would like to use. So create a folder and place them there. That way you won’t have to search in different folders for your media, which saves you time in the planning phase.

4. When your overall idea is ready, start building your presentation
And just like with blogs and articles it’s a good idea to do a draft, and then leave it. Don’t edit until later. When your presentation has “simmered on the stove overnight”, then it’s time to edit and revise it again

5. Try an alternative to PowerPoint – create your presentation for instance in Sway
If you want to capture the attention of your audience, try a visual tool that will make them remember what they have seen. If you use Sway, there are two important things to bear in mind:

• You need to be connected to the internet to present it
• You need to click through the presentation using your keyboard, not a clicker
• F11 will get you into presenter mode

If you never heard about Sway, here is a good place to start

6. Now it’s time to practise
Practise, practise and then practise. Use your cat, your dog, your partner or your kids as your audience

7. Set the timer when you practise
You’ve been given a certain amount of time for your presentation. Therefore, it’s important to use this amount of time. No more and no less. Think about the ones presenting after you and don’t eat 20 minutes of their time. If you are the last speaker, then it’s your loss when time is up and you didn’t get to say all you wanted. Ask the people that invited you to give you time signals, if you speak somewhere without time running on the monitors

8. On the day of your presentation
Eat and drink!. Don’t come to your presentation with an empty stomach. If possible at all, see if you can answer the call of nature when you’re at home. No fun to be blue in your face and look like you are going to explode, because you didn’t catch the bathroom 🙂

9. Technology check! Arrive well ahead of schedule to see that everything works

• If your presentation relies on wifi, then setup a hotspot via your mobile phone, so you have internet access if the wifi doesn’t work at the location. Note down how you did it. If you’re not used to do this and you are nervous, you can easily forget how to set it up.
• You may want to have your presentation on an USB or download an offline version of your presentation to your folder if possible.
• Remember to charge your moblie phone and pc/Mac in advance
• Check which cables, plugs and wires it takes to connect your pc/mac with the projector/screen

10. Breathe and gather your thoughts before you head on stage
Find a quiet room and take a couple of deep breaths. Focus on all the positive things connected with you presenting something you are dedicated to.

11. Enjoy the moment and ask the audience a question
Start thanking those who invited you or introduce you. Then ask the audience a relevant question. Thus you engage them and hopefully you relax a bit the first 10-15 seconds before your presentation starts. Use humour if you can. Don’t take it all too seriously. You’re a human being. And so is your audience.

More good advice about presenting

There are many presentation experts out there. I can recommend following David McGimpsey, who has inspired me to several of the above-mentioned advice. He has great articles and tips on his website.

What should you avoid doing? Are you one of those presenters who always start with an excuse? Fall in love with one person in the audience? Read on…

I have been sitting among the audience and attended several presentations during my long working life. Both those that were inspiring and epic. I especially remember the photographer Platon who enchanted me and 400 others with his stories about all the known and less known people he has photographed during his career.

But I have also witnessed some really akward presentations.

Here are seven tips about what NOT to do when you present

From Pixabay

1. Start with an excuse
Try to notice how many who actually start their speech with an excuse! It’s the first thing they say before they even start presenting. But why? You make yourself less worthy by making an excuse. Here are some of the excuses I have heard:

• “I don’t speak so loud today, because my throat hurts” (The audience can most likely hear you though you have a cold).
• “I am sorry for being late, but the bus was stuck in a drift of snow” (You are of course arriving well ahead of schedule and plan according to the weather conditions)
• “I’m sorry, I haven’t prepared that thoroughly” (You are just NOT saying this? You will of course prepare thoroughly unless you were summoned an hour before the presentation because the original speaker has the flu. If that is the case, it is quite allright to start with an excuse)

2. Look at the screen when you are presenting
If you look at the screen, you turn the back to your audience. And then I cannot hear what you are saying, unless I am sitting on the first two-three rows. You’re letting me down by turning your back

3. Read the bullets from your slides
Instead tell the story that supports what is in your presentation. Again, if you are reading bullets, then you turn your back to me

4. “Fall in love” with a particular person in the audience
Some have a tendency to fall in love with one or two people in the audience. I know it is not a conscious decision, but you should make sure that you give attention to everyone.

5. Speak in a monotone voice
Does your audience look as if they are falling asleep? Maybe you are speaking in a tedious voice, so remember varietyl If you have time, you can record your speech prior to you presenting. Use an app on your phone. Listen to see if your voice is monotonous or varied.

6. Stand like a statue in the same spot
When you’re on stage, walk around a bit if you can. The other extreme is “Steve Ballmer on speed”, and you probably don’t want to go there unless you are….Steve Ballmer!

7. Make your audience fall asleep
It is a thankless job to be number six in a row of speakers and your slot is after lunch on the second day of a packed seminar. But it is not that hard to put the energy back in the room and I wonder why more people are not using this simple trick:

Put a great dance video or a funky dance song into your presentation, even though you are presenting something technically heavy or academic. Boom! Surprise them. Make your audience stand up and instruct them in a simple little dance – then dance with them. I promise you we will wake up, if you pull this off. And you will appear as the one who really stood out and made a difference.

Would you like to become a better presenter?

Foto: MIkael Matzen

• If you’re going to present, book me for a mentor session in the preparation phase. We will brainstorm together and prepare you for doing a great presentation
• If you want honest and constructive feedback on yourself as a speaker, then invite me for your next speech (applies to the Øresund Region in Denmark/Sweden or via weblink.) I will give you my observations afterwards and you can use these to become a better speaker
• Need a Sway? Book me to create it for you

info@hallkom.dk

Do you have other great advice about presenting or about what not to do? Let me hear your comment below.

Indlægget 11 Do’s and 7 Don’ts about presenting blev først udgivet på Hallkom.

Koldsved på panden, sommerfugle i maven, en følelse af at du dør af skræk lige om lidt… Sådan kan du have det, når du skal præsentere. Hvis du ikke er scenevant, kan du med fordel læse mine 11 tips til at præsentere bedre.

Det kan også være at du er en garvet taler og født til at præsentere. Så kan du bare hoppe denne artikel over. Men – af nysgerrighed skulle du alligevel læse mine syv “Don’ts” længere nede. Dem har jeg listet efter at have lyttet til talere igennem et langt arbejdsliv. Måske har du også begået en af disse?

Her er 11 råd om at blive bedre til at præsentere:

From Pixabay

1. Lav en visuel kladde
Brug pen og papir til at “tegne din præsentation” inden du skaber den. På den måde bliver du tvunget til at “se” historien og essensen af, hvad du vil fortælle.

• Hvor vil du starte?
• Hvad skal du huske at komme omkring?
• Hvor vil du slutte?

Hvis du ikke kan tegne, så brug bokse og ord. Vigtigst er, at du kan se flowet og ved hvor du vil hen

2. Vær 100% fokuseret på selve emnet for din præsentation
At bygge en præsentation er lidt ligesom at skrive en artikel. Hold dig til emnet og den vinkel, du har valgt. Forsøg ikke at fortælle 10 forskellige historier på én gang. Skriv ikke ordret hvad du vil sige, men det som understøtter det du vil sige.

3. Lav en folder/mappe til indholdet og selve præsentationen på din pc/Mac
Fordi du har lavet en visuel kladde, ved du formentlig, hvilke billeder/screen shots du vil bruge. Så skab en folder/mappe og læg billeder og screenshots dér, så du ikke hele tiden skal lede efter dem. Det sparer tid i planlægningsfasen

4. Når din overordnede idé er klar, starter du med at bygge præsentationen
Og ligesom med blogs og artikler er det en god idé først at lave et udkast og så lade det så stå som det er. Ikke rette eller redigere før senere. Når præsentationen har ligget lidt og summet (et par timer i gryden eller natten over), er det tid til redigering/gennemskrivning

5. Prøv et alternativ til PowerPoint – lav din præsentation i fx Sway
Hvis du skal fange interessen hos dit publikum, så prøv et stærkt visuelt præsentationsværktøj, der vil skærpe opmærksomheden hos dine modtagere og få dem til at huske det, de ser. Husk blot hvis du bruger Sway:

• Du skal have internet/wifi
• Du skal bruge dit tastatur til at “bladre”

Hvis du aldrig har hørt om Sway, start her.

6. Så er det øvetid
Øve, øve og øve. Brug din kat, din hund, din kæreste eller dine børn som publikum

7. Sæt timeren når du øver
Du har fået tildelt et antal minutter til at præsentere, og derfor er det vigtigt at du nogenlunde rammer det, du har til rådighed. Tænk på dem, der skal præsentere efter dig og æd ikke 20 minutter af deres tid. Er du den sidste, der præsenterer, så er det dig selv det går ud over når mødet er slut og du ikke nåede at sige det du ville. Få dem, der har hyret dig til at give dig tidscues, hvis du er et sted, hvor tiden ikke vises på en monitor

8. På dagen for præsentationen
Spis og drik!. Mød ikke op på tom mave. Se lige om du ikke kan få “naturen til at kalde” hjemmefra, så du ikke står og er blå i hovedet fem minutter før du skal på, fordi du ikke har været på toilettet

9. Teknikcheck! Mød op i god tid, for at tjekke at teknikken virker

• Afhænger din præsentation af wifi, så opsæt mobilt hotspot via din telefon forinden, så du har internetadgang, hvis lokalets forbindelse er dårlig. Skriv til dig selv hvordan du gjorde. Hvis du er nervøs kan du nemt glemme det (med mindre det ligger på rygraden)
• Hav evt. din præsentation på et USB stick eller download en offline version til din præsentationsmappe
• Husk også at oplade både din mobiltelefon og pc/Mac
• Check hvad der skal til af fysiske grej (ledninger, indgange) for at netop din pc/mac kan forbindes med projektor/lærred

10. Vejrtrækning – og saml tankerne inden du skal på
Find et roligt rum, træk vejret dybt et par gange. Fokusér på det positive i at du nu skal præsentere det, du brænder for!

11. Nyd øjeblikket og start med at stille et spørgsmål til dit publikum
Start med at takke dem, der introducerer dig. Stil dernæst et relevant spørgsmål til dit publikum. Så engagerer du dem, og du slapper forhåbentlig mere af, de første 10-15 sekunder, inden du skal i gang. Brug humor, hvis du kan. Tag ikke situationen for alvorligt. Du er et menneske. Det er dit publikum også.

Flere gode råd om at præsentere

Der er rigtig mange præsentationseksperter derude. Jeg kan anbefale dig at følge David McGimpsey, som har inspireret mig til flere af ovenstående råd. Han har gode artikler og tip på sin hjemmeside.

Hvad skal du IKKE gøre? Er du en af dem, der altid starter med en undskyldning? Forelsker du dig i én bestemt blandt publikum? Læs videre…

Jeg har siddet blandt publikum og overværet rigtig mange præsentationer i mit liv. Både dem, som har været inspirerende og skelsættende. Jeg husker specielt fotografen Platon som tryllebandt mig og 400 andre tilhørere med sine historier om kendte og ukendte mennesker, han har fotograferet gennem sin karriere. Men der er også dem, der har været tåkrummende pinlige.

Her er syv råd om, hvad du IKKE skal gøre, når du præsenterer

From Pixabay

1. Starte din præsentation med en undskyldning
Prøv at lægge mærke til, hvor mange der starter med en undskyldning. Det er det allerførste de siger, inden de starter deres præsentation. Men hvorfor undskylde? Du gør dig mindre værd med en undskyldning Her er nogle af de undskyldninger, jeg har hørt:

• “Jeg taler ikke så højt i dag, fordi jeg har lidt ondt i halsen” (Publikum kan godt høre dig, selvom du er forkølet)
• “I må undskylde at jeg kommer for sent, men bussen sad fast i en snedrive” (Du kommer selvfølgelig i god tid, og sner det, tager du afsted i rigtig god tid!)
• “Jeg har ikke lige fået forberedt mig så grundigt” (Det siger du bare ikke! Du sørger selvfølgelig for at forberede dig grundigt, med mindre du er blevet ringet op en time før, fordi en anden taler har lagt sig med influenza, i hvilket fald det helt undtagelsesvis vil være på plads at starte med en undskyldning)

2. Kigge på lærredet mens du præsenterer
Hvis du kigger på lærredet, vender du ryggen til mig, dit publikum. Og så kan jeg ikke høre hvad du siger, med mindre jeg sidder på de forreste rækker. Jeg føler mig ladt i stikken, når du vender ryggen til

3. Læse bullets op fra dine slides
Fortæl i stedet historien som supplerer det, der står i din præsentation. (Hvis du kigger på lærredet har du også ryggen til publikum)

4. “Forelske dig” i én bestemt tilskuer
Der er en tendens til at man forelsker sig i en eller to udvalgte personer blandt publikum. Det er synd for alle de andre, der også gerne vil have din opmærksomhed. Husk at kigge på alle i rummet!

5. Tale monotont
Ser dit publikum ud som om de er ved at falde i søvn? Måske er din stemme for monoton, så husk at variere den. Indtal eventuelt din præsentation i en lydoptager (brug en app på din telefon) og lyt så med friske ører. Varierer du dit tonefald?

6. Stå som en statue på samme sted
Når du står på scenen, bevæg dig lidt rundt for at skabe dynamik. Den anden yderlighed er “Steve Ballmer på speed”, og dér vil du nok heller ikke hen, med mindre du er Steve Ballmer!

7. Lade dit publikum falde i søvn
Det er dybt utaknemmeligt at være nummer seks i rækken af talere og skulle på lige efter frokost på andendagen af et indholdsrigt seminar. Men det er slet ikke så svært at få energien tilbage i salen, og det undrer mig virkelig at ikke flere benytter sig af dette trick:

Læg en fed video eller noget god musik ind i din præsentation, også selv om du præsenterer noget meget teknisk eller akademisk. Få dit publikum til at stå op og instruér dem i en simpel lille dans og dans så med dem. Jeg lover dig vi vågner, hvis du laver det stunt. Og du fremstår som et anderledes indslag i den lange talerække, den som vi vil huske.

Vil du blive bedre til at præsentere?

Foto: Mikael Matzen

• Hvis du skal præsentere, kan du booke en mentor-session hos mig i forberedelsesfasen, hvor vi brainstormer og forbereder dig grundigt på at levere den bedste præsentation
• Hvis du vil have ærlig og konstruktiv feedback på dig selv som taler, så invitér mig med, når du skal præsentere. Så får du mine observationer efterfølgende, som du kan bruge til at blive bedre. NB: Gælder kun i Øresundsregionen
• Skal du bruge en Sway? Book mig til at lave den for dig

info@hallkom.dk

Har du andre gode råd om at præsentere eller om hvad man ikke skal gøre? Lad mig høre i kommentarfeltet herunder.

Indlægget 11 Do’s og syv Don’ts om at præsentere blev først udgivet på Hallkom.

Prøv et stærkt værktøj, der vil skærpe opmærksomheden hos dine modtagere og få dem til at huske det, de ser. I Sway kan du præsentere tekst, billeder, lyd, videoer og meget andet.

Sway er et online præsentationsværktøj i Microsofts Office 365 suite. Det kan ses af alle og på alle platforme. Læseren skal blot have adgang til internettet og behøver ikke have et Office 365-abonnement, for at kunne se Sways, som i øvrigt opdateres i realtid.

Det visuelle virker. Lækkert at se på og nemmere at huske!

Jeg har arbejdet i programmet i flere år nu og har specialiseret mig i at bygge disse visuelt fængende Sway-præsentationer. Jeg ved præcis hvordan de skal produceres for at fange læseren, og jeg er vild med mulighederne i Sway.

Her er nogle eksempler på, hvordan du kan bruge Sway:

• Som præsentation af dine produkter/ydelser, indtil du får dit website op at køre
• Præsentation af (nye) produkter/ydelser (B2B, B2C)
• Præsentationer for kunder og samarbejdspartnere
• Interne præsentationer til f.eks. møder eller årsrapporter
• Nyhedsbreve, både interne og eksterne
• Som værktøj for rejsende sælgere, der gerne vil præsentere produkter
• Café/restaurantmenu – nem at opdatere når menuen skifter
• Fysioterapeuter/genoptræningspersonale, der vil vise øvelser på en overskuelig måde
• Blomsterhandlere, der vil vise buketter til forskellige lejligheder
• Fotografer og kunstmalere, som vil vise deres portefølje
• Manualer for hotelpersonale, køkkenpersonale, plejehjem – alle former for manualer, hvor mange mennesker skal kunne se en nyeste opdaterede version
• Præsentation af medarbejdere – en Blå Bog med billeder og info
• Et anderledes og fængende CV

Her er et eksempel, jeg har lavet for en af mine kunder. Klik på billedet for at starte Sway-præsentationen og afspil den ved hjælp af piletaster.

Noomi design Sway – skræddersyede møbler

Skal jeg skabe en Sway for dig?

Har du ikke tid til eller mulighed for til selv at skabe dine egne Sways, så kontakt mig og få et godt tilbud.

Vil du undervises i Sway?

Book mig til at undervise dig eller dine medarbejdere i Sway. Læs mere om undervisningen og se priser her

Indlægget Sway – visuelle præsentationer der virker! blev først udgivet på Hallkom.