#Outlooktip fra Hallkom

Hallkom giver dig Tips og Tricks til Officepakken, som du kan bruge i din hverdag. Her er et #Outlooktip, som jeg selv har haft glæde af i rigtig mange år.

Hvordan forsinker man al udgående email med et antal minutter? Og hvorfor er det godt at gøre det?

Det er der flere grunde til. Måske har du glemt en vedhæftning. Måske har du skrevet noget dumt. Stavet forkert. Fået frit løb for alle dine frustrationer overfor en anden person, måske endda din chef. Så denne regel kan man også kalde ”Red dit liv og af og til din ære” -reglen 😊 Den har reddet mig en del gange, og derfor giver jeg den videre til dig.

Hvordan virker reglen?

• Når du har et minuts forsinkelse på al email vil du som regel hurtigt komme i tanke om, at du har glemt at vedhæfte en fil. (OBS: I nyere versioner af Outlook vil programmet måske ligefrem fortælle dig, at det ser ud til at du har glemt at vedhæfte en fil).
• Når du kommer i tanke om, at der er noget du har glemt, ligger mailen som regel (stadig) i udbakken og så kan du dobbeltklikke på den og dermed stoppe udsendelsen, vedhæfte filen og lukke mailen igen (så bliver den sendt)

Men det kan også været du har skrevet noget dumt? Det kan du også nå at redde:

• Som regel vil du huske, at ”noget er galt” og så kan du rette fejlen inden for det nævnte minut. Du tænker måske, at det lige er groft nok at kalde din chef en sjuft i mailen, du netop har trykket send på

Men hvad nu hvis du skal sende en mail med lynets hast?

• Ingen panik. Du kan ”overrule” 1- minuts reglen ved at sætte f.eks. “høj prioritet” på mailen.

Er du typen der har brug for mere tid, kan du forsinke dine emails med lige så mange minutter, du har brug for. Det ene minut virker for mig. Måske virker 5 minutter bedre for dig.

OBS: Screenshots og dette tip er baseret på seneste udgave af Officepakken fra Microsoft

Sådan gør du:

• Klik på ”Regler”
• Klik på ”Administrer regler og beskeder”

• Klik på ”Ny regel”

• Vælg ”Start fra en tom regel”
• Vælg ”Anvend regel på meddelelser jeg sender”
• Klik ”næste”

• På det første billede klikker du bare ”næste” (intet skal vælges)

• Så bliver du spurgt om det virkelig var korrekt…vælg ”ja”

• Nu vælger du muligheden ”Udskyd levering med et antal minutter”

• Klik på ”et antal” og vælg antal minutter, du vil forsinke med. Vælg ”Næste”

• Vælg ”undtagelser” – det er her du kan ”overrule” din 1 minuts regel, hvis mailen skal afsted hurtigt!

• Klik på ”prioritet” og vælg prioriteten

• Nu forsinker du alle udgående emails med 1 minut, undtagen hvis du har sat ”høj prioritet”
• Klik ”Næste” og giv reglen et navn
• Klik på ”udfør” og klik på ”OK”

• Tjek at reglen virker (send en mail til dig selv uden prioritet)

• Her ligger mailen i udboksen i et minut… hvis ikke den gør hos dig, må du lige køre igennem opsætning af reglen igen

Skal du ændre noget, gør du følgende:

• Find mailen i din udbakke
• Skal du vedhæfte en fil? Dobbeltklik på mailen for at åbne den, vedhæft filen, luk mailen eller tryk ”send”
• Skal du omformulere noget? Gør det samme som ovenfor
• Vil du slette mailen fordi du har skrevet noget dumt? Highligt/markér mailen i udbakken (ikke åbne den) – og slet/delete den

Håber du får nytte af dette tip. Har du selv et tip, du synes jeg skal tage med, er du velkommen til at kontakte mig på info@hallkom.dk eller skrive en kommentar hér på siden.

Hvis du vil have mine tips, og andre af mine artikler direkte i din indbakke, så tilmeld dig mit nyhedsbrev [get:it] by Hallkom.

Tilmeld dig her